各相关单位：
为做好2025届毕业生照片归档及毕业生档案转递工作，现就有关事宜通知如下：
一、2025届毕业生照片归档工作
请各培养单位档案工作人员在6月20日（星期五）前完成毕业生照片归档工作。具体归档要求及操作指南见附件1。
二、2025届毕业生档案转递工作
（一）集中装档转递时间
全日制本科生档案：6月30日（周一）-7月2日（周三）；
研究生档案：7月3日（周四）-7月4日（周五）。
（二）集中装档转递地点
博物馆四楼405大厅。
（三）毕业生落实并填报档案转递信息
各培养单位务必通知到每一位毕业生根据本人毕业去向和就业单位的类型，于6月24日（星期二）以前，登录西南大学就业网（https://swu.cqbys.com/）“重庆市普通高校毕业生智慧就业平台”，完整准确填写“档案转寄类型”“档案转寄单位名称”“档案转寄所在地及详细地址”“档案转寄联系人”“档案转寄联系电话”。未就业的毕业生由学生职业发展与就业服务中心按相关政策在系统中自动生成转递至生源地公共就业人才服务机构的有关信息。
1.已经落实就业单位
（1）到机关、国有企事业单位就业或定向就业的，档案转递到就业单位、定向单位，或指定的档案管理服务机构。
（2）到非公单位就业、灵活就业以及自主创业的，档案转递到就业创业地或生源地公共就业人才服务机构。毕业生需提前与公共就业人才服务机构联系办理相关手续，确保对方能接收档案。
2.未落实就业单位
档案转递到生源地公共就业人才服务机构。
3.出国留学、自由职业
档案转递到生源地公共就业人才服务机构。
4.考取外校研究生
档案转递到录取院校，一般为录取院校的培养单位或研究生招生办公室。
5.公费师范生、定向委培生
公费师范生档案原则上回生源所在地，定向委培硕士、博士毕业研究生，档案转回委培单位或指定的档案管理服务机构。此类情况一般不允许更改档案转递信息，特别情况需要更改的，必须经学生职业发展与就业服务中心审批同意后方能办理。
（四）毕业生档案转递信息的统计与报送
6月25日（星期三）和6月27日（星期五），学生职业发展与就业服务中心分别向档案馆提供全日制本科生和研究生档案转递信息，后续如有特殊情况确需更改档案转递信息的，请毕业生登录西南大学就业网“重庆市普通高校毕业生智慧就业平台”提交更改申请，就业中心审核通过后，在集中转递前1个工作日，将更改情况发送给档案馆。档案转递信息更改截止时间为6月28日（本科生）和7月1日（研究生）。档案集中装袋转递阶段，不得更改档案转递信息。
公费师范教育硕士的档案转递信息（档案接收单位、接收地址、接收人、接收人联系电话）由相关培养单位统计，6月25日（星期三）以前将档案转递信息电子档发送给档案馆。
（五）毕业生档案材料的收集
毕业生档案包括入学前档案材料和在校期间形成的档案材料。在校期间形成的档案材料分散在本科生院（招生办公室）、研究生院、党委学生工作部 学生工作处 武装部和校医院等多个部门，请各培养单位按照相关部门规定时间和程序领取应归档材料，并以学生个人为单位整理，将材料装入对应的毕业生档案袋，确保档案材料不遗漏、不错装。
（六）毕业生档案材料整理装袋
1.领取档案材料、毕业生档案袋和学生信息标签。各培养单位按照相关部门的通知领取档案材料、毕业生档案袋及学生信息标签。
2.毕业生档案材料装袋。各培养单位将毕业生在校期间产生的档案材料鉴定后装入毕业生档案袋，同类档案如有多份，按照形成先后排列。在档案袋正面张贴学生信息标签，在“档案材料目录栏”勾选本袋档案材料。辅导员在学生信息标签“装档人”处签字确认。其后按专业、班级、学号进行排序整理，准备归档。
3.与新生档案合并装档密封。各培养单位在集中装档转递时间到博物馆四楼405大厅领取新生档案和《高等学校毕业生档案转递通知单》，将新生档案装入毕业生档案袋中。装档人检查所有档案材料装袋无误后，用密封条密封档案并加盖西南大学档案密封章。
4.EMS邮寄袋装袋及密封。各培养单位将密封完好的档案和《高等学校毕业生档案转递通知单》装入EMS邮寄袋，张贴档案对应的学生EMS邮寄单，确认档案与邮寄单同属一人后，密封邮寄袋并加盖西南大学档案密封章。暂不外寄的毕业生档案（暂缓转递、升学本校、正式入职本校、入站本校博士后）不装入邮寄袋。
（七）毕业生档案的转递
1.档案寄送。档案馆协调邮局现场收寄毕业生档案。请各培养单位列出《2025届毕业生档案交寄清单》（附件2），与邮局共同清点后，签字完成寄送。
2.不外寄档案的交接。
（1）升学本校的毕业生档案由各培养单位列出《2025届毕业生升学本校档案移交清单》（附件3），将密封好的档案和清单交档案馆暂时保管，下学期开学后由研究生辅导员到馆提档；
（2）正式入职本校（含博士后）的毕业生档案，由培养单位列出《西南大学教职工（含博士后）档案移交清单》（附件5），将密封完好的档案和移交清单交档案馆教职工档案室（档案馆101室）；
（3）学生毕业后，档案原则上不再留校，如有少数毕业生确因客观原因（等待落户、公示期未结束、考察程序未完成、就业单位暂时不接收档案等）需暂缓寄送的，由毕业生向培养单位申请，培养单位形成《2025届毕业生暂缓寄送档案移交清单》（附件4），将密封完好的档案和签字盖章的移交清单交档案馆保管。
（八）毕业生档案去向查询
高校毕业生档案采用“邮政EMS标准快递”转递，档案交寄以后，档案馆收集毕业生档案转递信息及EMS单号反馈给各培养单位，毕业生可从辅导员处或档案馆官网档案利用预约系统（https://lyxddag.swu.edu.cn/）查询本人档案去向及EMS单号，通过EMS网络平台或服务电话11185查询档案物流信息。
毕业生须时刻关注自己的档案投递状态，在毕业三个月内到档案管理单位核查本人档案，如档案未如期寄达，可直接与学校档案馆联系查询。EMS单号一年内有效，因此需查询毕业生档案物流信息的，应当自档案交寄之日起一年内提出。
（九）工作要求
1.高度重视毕业生档案转递工作。毕业生档案是国家和社会培养、选拔、录用人才的重要参考依据，各培养单位要认真履职尽责，切实维护毕业生的合法权益。
2.确保毕业生档案的齐全、完整。各培养单位要指定专人负责整理毕业生档案材料，做好登记，并保留记录备查。当发现应有材料缺少时，必须通过寻找、补办等措施补齐。
3.严肃毕业生档案工作纪律。毕业生档案涉及毕业生隐私和组织鉴定意见，各培养单位必须指定专人负责，其他人不得接触毕业生档案材料。档案材料集中装袋、密封、交接之后的补充或调整必须由各培养单位指定专人负责。档案馆工作人员不接触档案材料，不承担档案内容方面的责任。
4.因时间紧任务重，为按时完成任务，各培养单位在装档前务必将毕业生档案材料以个人为单位整理好，并按照专业、班级、学号从小到大排列。
5.各培养单位与档案馆、邮局交接（寄）毕业生档案时要准备交接（寄）清单，各方须认真清点，签字确认。
6.严禁将档案寄给学生本人或亲属！严禁个人携带、保管本人或他人档案！严禁私自拆封档案！
三、联系电话
毕业生照片归档工作：杨程程，68253638；
北碚校区全日制本科生档案工作：杨伟，68367370；
研究生和荣昌校区本科生档案工作：李飞雨，68253727。
特此通知。
附件：1.2025毕业生照片档案归档指南
2.2025届毕业生档案交寄清单
3.2025届毕业生升学本校档案移交清单
4.2025届毕业生暂缓寄送档案移交清单
5.西南大学教职工（含博士后）档案移交清单
6.2025届毕业生档案转递时间安排表
